El CRM mínimo de una PyME

Son las tres de la tarde. Llega un mensaje de WhatsApp de alguien que escribe: «Hola, ¿me confirmas si todavía tienen el modelo que vi en su página?». Lo lees, contestas que sí, y en dos minutos queda resuelto. Media hora después tu auxiliar te pregunta si ese mismo cliente ya estaba cerrado, porque el mensaje le llegó por otro lado y él le dijo otra cosa. Ninguno de los dos hizo nada malo. El problema es que la conversación vivía en la cabeza de cada quien, y las cabezas no se sincronizan. Esto pasa igual en un puesto de tacos que en una empresa que vende equipo: las ventas no se pierden por falta de ganas, se pierden porque no había un lugar donde quedara escrito lo que sigue. Un embudo no es un programa de computadora: es un lugar donde vive lo que sigue. Esta lección te da ese lugar en su versión más chica: cuatro etapas y tres campos por etapa. Sin plataformas nuevas, sin contratos y sin curves: la hoja o el programa que ya usas, con un esqueleto que puedes dejar escrito hoy mismo.

Al terminar esta lección vas a poder Montar un embudo de cuatro etapas con tres campos por etapa, en la herramienta que ya usas: la hoja de cálculo o el programa donde hoy anotas lo que te piden. Vas a poder escribir las cuatro etapas con nombre propio, definir qué significa cada campo en cada etapa, pasar a mano tus oportunidades abiertas y dejar un aviso que se respete. Todo el ejercicio se hace con un caso inventado: no te pide la lista de clientes, ni tus cifras internas, ni ningún dato real de tu negocio.

Lo que esta lección NO hace: no te enseña a elegir marca ni a configurar un programa. La ruta anterior dejó esa decisión; aquí se arma el esqueleto del registro.
No te pide datos reales: el ejercicio va con un negocio inventado y tus respuestas no salen de este sitio.
No usa cifras de mercado, precios de herramientas ni estudios ajenos: aquí no hay ninguna cifra.
No sustituye la asesoría legal de un profesional: el registro guarda datos de personas y eso tiene reglas propias.
Los nombres, los importes y los casos de los ejemplos son inventados para el ejercicio y están señalados como tales.

Primero las palabras: cuatro etapas no son cuatro etapas cualesquiera

Un embudo son cuatro etapas y, en cada una, la misma pregunta: ¿qué tiene que ser cierto para que esta oportunidad pase a la siguiente? Por eso un embudo no es una lista de clientes: es una lista de etapas con un criterio. Cuatro etapas es un punto de partida deliberado, no un capricho. Con menos de cuatro, las etapas se confunden entre sí —preguntar y cotizar se vuelven la misma cosa— y nadie sabe qué pasó. Con más de cuatro, cada persona las nombra distinto y el registro deja de servir para dos. La ruta siguiente del curso entra a fondo en qué significa cada etapa y con qué criterio se mueve una oportunidad de una a otra; aquí armas el esqueleto y los campos. Y una palabra que se confunde todo el tiempo: una etapa no es una tarea. «Llamar al cliente» es una tarea, y la puedes hacer en la etapa que sea. «Propuesta enviada» es una etapa: describe en qué estado está la oportunidad. Si en tu registro mezclas las dos cosas, la etapa deja de decirte nada y el embudo se vuelve un horario.

Glosario: las palabras de esta lección y lo que no significa cada una.
Palabra	Qué significa en el registro	Lo que no significa
Etapa	El estado de una oportunidad	No es una tarea pendiente
Campo	Lo único que anotas de cada oportunidad	No es una columna de más
Oportunidad	Una compra posible, con nombre	No es un cliente que ya compró
Avance	El hecho que mueve a la etapa siguiente	No es que se pasó el tiempo
Embudo mínimo	Cuatro etapas y tres campos	No es una plataforma
Aviso	Lo que te recuerda qué toca	No es una alarma de emergencia
Registro	El lugar donde vive cada oportunidad	No es un archivo muerto
Historial	Lo que pasó antes, con fecha	No es memoria

Cuatro tarjetas de etapa: «Contacto», «Propuesta», «Negociación» y «Cierre», cada una con sus tres campos. Abajo, una banda que dice «Los tres campos». — Los mismos tres campos en las cuatro etapas. Lo que cambia de una etapa a otra no es el nombre del campo, sino la pregunta que ese campo responde. Por eso el esqueleto se puede escribir en una hoja y en un programa sin cambiar una palabra.

Distinción clave: tres campos y ni uno más El error más común al montar un embudo es abrir la plantilla y meter todo lo que se te ocurre: dos teléfonos, el giro del cliente, las notas largas, el historial entero. Cada campo nuevo multiplica el trabajo de anotar, y lo que no se anota no existe. La regla es simple: un campo entra si lo vas a llenar SIEMPRE; si no lo vas a llenar, no lo pongas. Tres campos por etapa, ni uno más.

Los tres campos: los mismos tres, con otro significado

Los tres campos se llaman QUIÉN, QUÉ y QUÉ TOCA Y CUÁNDO. Se escriben siempre, en cualquier etapa, y no se agrandan nunca. Lo que cambia es lo que cada uno significa según la etapa en la que esté la oportunidad. En CONTACTO, «qué» es lo que pidió el cliente en sus propias palabras, y «qué toca» es qué le contestamos y en qué fecha. En PROPUESTA, «qué» es lo que le ofrecimos, con su precio, y «qué toca» es cuándo lo volvemos a localizar. En NEGOCIACIÓN, «qué» es qué ajuste pidió o qué le falta, y «qué toca» es qué espera de nosotros y hasta cuándo. En CIERRE, «qué» es qué se llevó y qué queda pendiente de entregar, y «qué toca» es lo que sigue después de la venta: la instalación, el cobro, la garantía. Ese detalle es el que hace que el registro sirva: no es que el campo cambie de nombre, es que cambia la pregunta que responde. Por eso dos personas con la misma hoja llegan a la misma conclusión sin hablar, y por eso el mismo cliente deja de tener dos versiones de la historia según quién lo atienda.

Las cuatro etapas y lo que se anota en cada una. Los nombres son tuyos; la estructura es la misma.
Etapa	Qué significa	El campo «qué»	El campo «qué toca y cuándo»
Contacto	Preguntó por primera vez y todavía no sabe cuánto vas a cobrar	Lo que pidió, en sus palabras	Qué le contestamos y en qué fecha
Propuesta	Ya le mandaste un precio o una propuesta	Lo que le ofreciste, con su precio	Cuándo lo volvemos a localizar
Negociación	Está decidiendo, pidió un ajuste o quedó de avisarte	Qué ajuste pidió o qué le falta	Qué espera de nosotros y hasta cuándo
Cierre	Compró o no compró	Qué se llevó y qué queda pendiente de entregar	Qué sigue después de la venta

Una tabla de tres filas. Los encabezados son «Etapa», «Quién», «Qué» y «Qué toca y cuándo». La primera fila dice «Propuesta». — Así se ve una oportunidad en el registro: una fila por cliente, la etapa en la primera columna y los tres campos al lado. La misma fila, leída por dos personas distintas, dice lo mismo: ése es el punto de escribirla.

Ejemplo resuelto (caso inventado para el ejercicio): la purificadora que vive en un chat

Purificadora Agua Clara (nombre ficticio) vende filtros y mantenimiento de purificadores en dos colonias. La dueña atiende el WhatsApp, cotiza en el chat y anota las cotizaciones en una libreta que no siempre está en el mostrador. Cuando alguien pregunta en qué va una cotización, contesta «ahorita lo busco» y lo busca después.
La dueña escribe sus cuatro etapas con sus palabras: CONTACTO, cuando alguien preguntó por primera vez; PROPUESTA, cuando ya le mandamos un precio; NEGOCIACIÓN, cuando está decidiendo o pidió algo distinto; y CIERRE, cuando compró o no compró. En una hoja de cálculo son cuatro columnas, y en el programa donde ya anota son cuatro etapas del embudo.
QUIÉN: el nombre del cliente y un solo dato para avisarle, que en su caso es el número de WhatsApp. QUÉ: qué se le ofreció o qué pidió, en una frase. QUÉ TOCA Y CUÁNDO: la próxima acción con su fecha. En la etapa de CIERRE el tercer campo dice qué sigue después de la venta: el día que se instala y la fecha en que se cobra.
Deja de pasar la libreta entera: pasa diez oportunidades, las que siguen abiertas, y reparte esas diez entre las cuatro etapas. Lo que ya está cerrado no se registra. Y una regla simple: si no reconoces el nombre, no es una oportunidad tuya; no se inventa ni se rellena.
El viernes, antes de cerrar, revisa las filas donde la fecha de «qué toca» ya pasó. Eso es todo el aviso que necesita: un filtro en la hoja y una alarma en el teléfono. Ninguna plataforma le va a contestar el cliente por ella, y no hace falta.
Al mes, la dueña puede contestar dos preguntas que antes no podía: cuántas oportunidades hay en cada etapa y cuál es la más antigua que sigue sin respuesta. No porque el programa sea mejor, sino porque ahora las respuestas están escritas en un solo lugar y dos personas pueden leer lo mismo.

Un cliente te escribe y le mandas una propuesta. ¿Qué debe ir en el campo «qué toca y cuándo»?

Dónde vive el registro: tu hoja o un programa

Lo que acabas de describir funciona igual en dos soportes. En una hoja de cálculo: cuatro columnas (una por etapa) y tres columnas de datos, un filtro por etapa y una columna de fechas para lo que toca. En un programa de CRM: un embudo con cuatro etapas y los mismos tres campos escritos en cada tarjeta. La diferencia no está en los datos, está en lo que la herramienta te da: avisos que jalan lo vencido a la pantalla, una vista compartida donde dos personas ven lo mismo, historial de cambios y permisos para decidir qué ve cada quien. Todo eso se puede imitar a mano, con una libreta y una alarma, y a veces se imita mejor: una libreta no necesita que nadie aprenda nada. Hay hojas de cálculo gratuitas y de pago, y hay programas de CRM con edición gratuita y programas por suscripción. Eso es un dato de qué publica cada proveedor, no una recomendación ni un aval de ninguna marca. Y hay una regla de migración que ahorra meses: no trates de mover el registro viejo entero. Empieza con las oportunidades que están abiertas hoy, en la herramienta que ya usas. Si en tres meses la hoja se quedó corta, entonces sí conviene cambiar. Cambiar de herramienta antes de tener el registro ordenado sólo cambia el desorden por otro desorden.

Dos paneles uno al otro: «Hoja de cálculo» y «Herramienta de CRM». Abajo, una banda que dice «Lo que no cambia». — La izquierda la puedes hacer tú solo en una tarde; la derecha te da avisos, vista compartida y permisos. Los datos son los mismos en los dos casos: cuatro etapas y tres campos.

Añadir más campos al registro mejora el seguimiento de tus clientes.

¿Cuándo tiene sentido pasar de la hoja a un programa de CRM?

Los datos del cliente: con permiso y para qué

Tu registro va a guardar el nombre del cliente y un dato para avisarle. Eso es información de personas, y no es un detalle administrativo: es la parte del embudo que sí tiene reglas. La vía correcta para el día a día es sencilla y cabe en tres frases. Primero, el consentimiento: le dices a la persona que le vas a escribir para lo que vendes y que puede pedir que borres sus datos. Segundo, el propósito: el dato se guarda para lo que dijiste que ibas a hacer, no para lo que se te ocurra después. Tercero, el mínimo: guardas lo justo para volver a contactarlo, y nada más. Todo esto se apoya en un aviso de privacidad sencillo, que explica qué guardas, para qué y cómo pedir la baja. Y una advertencia práctica que no requiere ser abogado: no rellenes el registro con contactos que no te pidieron nada. Listas compradas y bases de datos de terceros llenan la etapa de Contacto con nombres que nunca te conocieron, y la primera llamada los pierde. El embudo crece con gente que sí te escribió. Una nota final, porque aquí la lección llega hasta donde puede: esto no sustituye la asesoría legal de un profesional. Si tu negocio maneja volumen, información sensible o datos de empleados, esa conversación con un profesional es parte del método, no un extra que se pospone.

Lo que se guarda, lo que no, y por qué Se guarda: nombre, un dato para avisarle, qué se le ofreció y qué toca con su fecha. No se guarda: notas largas de la conversación, datos de terceros que te dieron sin que sepas para qué, ni contactos que no te pidieron nada. El aviso de privacidad del negocio y el consentimiento del cliente son la vía correcta para usar esos datos. Y el descargo, porque va en serio: esto no sustituye la asesoría legal de un profesional.

Las cuatro etapas y el avance que las mueve

Éstas son las cuatro etapas con las que casi todos los negocios de PyME pueden trabajar. Los nombres son tuyos; lo que no puede cambiar es que todos los que atiendan usen el mismo nombre, porque un embudo con dos nombres es un embudo con dos embudos. CONTACTO: alguien preguntó por primera vez y todavía no sabe cuánto vas a cobrar. QUÉ: lo que pidió. QUÉ TOCA: qué le contestamos y en qué fecha. PROPUESTA: ya le mandaste un precio o una propuesta. QUÉ: lo que le ofreciste. QUÉ TOCA: cuándo lo volvemos a localizar. NEGOCIACIÓN: está decidiendo, pidió un ajuste o quedó de avisarte. QUÉ: qué ajuste pidió. QUÉ TOCA: qué espera de ti y hasta cuándo. CIERRE: compró o no compró. QUÉ: qué se llevó y qué queda pendiente de entregar. QUÉ TOCA: lo que sigue después de la venta. Y aquí está la regla que hace que el embudo no se llene de basura: la etapa avanza por un hecho, nunca por el calendario. Mandaste la propuesta: avanzaste. El cliente pidió un ajuste: avanzaste. Se acabó el mes: no pasa nada. Un embudo donde las etapas se mueven solas por fecha tiene el problema resuelto por reloj y el negocio roto.

Une cada etapa con lo que se anota en el campo «qué toca y cuándo».

Clasifica estos seis elementos según dónde van en el registro mínimo.

Campo Quién

Campo Qué

Campo Qué toca y cuándo

No es uno de los tres campos

El registro mínimo tiene etapas y campos por etapa. Los tres campos se llaman «quién», «qué» y «qué toca y ». La etapa avanza cuando ocurre un , no cuando se acaba el mes.

El montaje, en una sentada

Para que esto no se quede en el papel, va el orden. La idea es que en una hora tengas el registro andando, primero con datos inventados y al final con los de verdad. Primero, las etapas, con nombre propio y corto: si el nombre no cabe en dos palabras, todavía no está bien nombrado. Segundo, los tres campos, escritos como preguntas y no como nombres de columna: en vez de «estatus», escribe «¿qué toca y cuándo?». Tercero, la plantilla: cuatro columnas en una hoja, o cuatro etapas en el programa donde ya anotas. Cuarto, las oportunidades abiertas, a mano: sólo las que siguen abiertas y sólo las que reconoces. Quinto, el aviso: el día y la hora en que vas a revisar lo vencido, y qué haces con lo que sigue vencido. Y una regla de higiene desde el primer día: lo que no vas a anotar, no lo pongas en la plantilla. Los campos que nunca se llenan le enseñan a tu equipo que el registro no sirve, y un registro que no sirve se abandona en dos semanas. También conviene decidir desde el principio quién mueve las tarjetas: si las mueve cualquiera, las mueve cualquiera a cualquier hora.

Cinco pasos en línea: «Crea las etapas», «Escribe los campos», «Pega la plantilla», «Mueve las abiertas» y «Define el aviso». Abajo, «La prueba del lunes». — El orden va del esqueleto a los datos y de los datos al aviso. Si empiezas por las oportunidades reales sin etapas nombradas, cada quien mete su propia interpretación.

Ordena los cinco pasos del montaje del registro mínimo.

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Ejemplo resuelto (caso inventado para el ejercicio): cuando son dos personas

Distribuidora TecnoSuministros (nombre ficticio) surte consumibles de oficina a negocios de la zona. Atienden dos personas: la que recibe los pedidos por WhatsApp y el que va en camino. Cada quien llevaba su lista en el celular, y el cliente recibía dos respuestas distintas sobre el mismo pedido.
Aquí el problema no es la memoria de una sola persona: es que dos personas tocan la misma cuenta y cada una tiene su versión. La etapa no arregla eso; lo que lo arregla es un registro común y una vista que los dos vean. Por eso el registro mínimo no es un archivo personal: si cada quien tiene el suyo, no hay registro, hay dos registros.
Lo único que cambia es lo que la herramienta da: avisos que traen lo vencido a la pantalla, historial de cambios y permisos para decidir qué ve cada quien. Las cuatro etapas y los tres campos siguen siendo los mismos, escritos a mano si hace falta. Lo que no se negocia es el registro común: eso se escribe aunque sea en una hoja que los dos vean.
El registro guarda el nombre del cliente y un dato para avisarle: eso es información de personas. La vía correcta cabe en tres frases: pides consentimiento para escribirle, dices para qué usas el dato (contestar sobre lo que vendes y dar seguimiento), guardas lo mínimo y le dices a quién escribir para pedir que lo borren. Y el descargo, porque va en serio: esto no sustituye la asesoría legal de un profesional; para un negocio con volumen o datos sensibles, esa conversación es parte del método.
No se llenan las etapas con listas compradas ni con bases de datos de terceros: a esas personas nadie les pidió nada, no te conocieron y la primera llamada las pierde. Un embudo lleno de nombres que no te escribieron no convierte: sólo te trae llamadas que no quieres recibir. Y tampoco se copia el archivo viejo entero: se empieza por las oportunidades abiertas de esta semana.
Queda un registro con cuatro etapas y tres campos, un aviso con día y hora, y una regla sencilla: las etapas avanzan por hechos y todos las nombran igual. La ruta siguiente del curso entra a fondo en eso último, porque un embudo sin criterio de avance es un tablero bonito.

Cómo se mantiene vivo el registro

Las cuatro etapas y los tres campos son la parte fácil: se escriben en una tarde. Lo difícil es que el registro siga vivo dentro de un mes, y ahí es donde fallan casi todos. La primera regla es de tiempo, no de talento: dos minutos por fila y nada más. Si una oportunidad necesita más de dos minutos para caber en una tarjeta, no es una oportunidad del embudo; es un asunto que hay que resolver por otro lado. La segunda regla es de honestidad: una fila que lleva dos semanas sin que nadie la toque no se borra en silencio, se revisa y se decide. O se contesta, o se cierra con una razón, o se reconoce que sigue viva. Lo que no se puede es dejarla ahí, porque cada fila abandonada hace que el embudo entero parezca más grande de lo que es y esconde justo a las que sí importan. La tercera regla es la del viernes: el aviso no es un castigo, es una revisión de quince minutos con una sola pregunta, ¿hay algo que vence hoy? Si esa pregunta no tiene respuesta el viernes, tu registro no está sirviendo, por más bonita que se vea la plantilla.

Una fila del embudo lleva dos semanas sin que nadie la toque. ¿Qué haces?

Un dueño montó su embudo así. Marca las frases que no se sostienen.

«Puse doce campos: nombre, giro, dos teléfonos, historial, notas largas y un campo de observaciones.»
«El primero de cada mes paso todo lo que sigue en Cotización a Propuesta.»
«La hoja de cálculo avisa sola cuando se vence un pendiente.»
«Si el embudo está bien llenado, no se me va a perder ninguna venta.»
«Los nombres de las etapas los escribimos una vez y todos los del negocio los usamos igual.»

Identifica la linea con error.

Aplica el método a tu negocio con un caso inventado. Escribe los nombres de tus cuatro etapas (o usa los de la lección), los tres campos que vas a usar con su pregunta, y las dos primeras oportunidades que pasarías a mano. No pongas datos reales de clientes ni cifras de tu negocio: con nombres inventados basta. Al final, anota el día y la hora en que vas a revisar lo vencido.

Pista

Si te cuesta escribir tres campos, es que estás pensando en todo lo que tiene un CRM y no en lo que tu negocio necesita. Empieza por lo que hoy anotas en el celular y quita lo demás.

Memoria: las piezas del registro mínimo

Termino	Definicion

Tarjetas de repaso rápido

¿Cuántas etapas y cuántos campos tiene el registro mínimo?

Cuatro etapas y tres campos por etapa: quién, qué y qué toca y cuándo.

¿Qué hace que una etapa avance?

Un hecho: mandaste la propuesta, el cliente pidió un ajuste. Nunca porque se acabó el mes.

¿Por qué no se ponen más campos?

Porque cada campo nuevo multiplica el trabajo de anotar, y lo que no se anota no existe.

¿Cuándo conviene pasar de la hoja a un programa?

Cuando hacen falta avisos y vista compartida: dos personas en la misma cuenta o pendientes que vencen solos.

¿Hay que migrar el registro viejo?

No. Empieza con las oportunidades abiertas de hoy, en la herramienta que ya usas.

¿Qué guardas del cliente?

Nombre, un dato para avisarle, qué se le ofreció y qué toca con su fecha, con consentimiento y para lo que dijiste que ibas a hacer.

Chequeo de la lección

Se requiere 70% de aciertos para avanzar.

Para dominar este tema

Escribes las cuatro etapas de tu embudo con nombres propios y cortos, y todos las nombran igual.
Nombras los tres campos y dices qué pregunta responde cada uno en cada etapa.
Pasas tus oportunidades abiertas a mano, sin inventar datos y sin migrar el archivo viejo.
Defines el aviso: qué se revisa, qué día y qué haces con lo que sigue vencido.
Dices cuándo tiene sentido pasar de la hoja a un programa, y qué te da la herramienta.
Reconoces qué datos de cliente guardas, para qué y con qué consentimiento, y que esto no sustituye la asesoría legal de un profesional.

Fuentes, vigencia y revisión

Lo que afirma esta lección y dónde se verifica. Ámbito: México. Revisión: octubre de 2026.
Afirmación de la lección	Dónde verificarla	Alcance
El embudo es la metáfora de las fases por las que pasa una venta	Wikipedia en español: «Embudo de ventas»	El uso de la metáfora, no el método
Una hoja de cálculo organiza datos en filas y columnas	Wikipedia en español: «Hoja de cálculo»	Dato técnico
El tablero de tarjetas es un embudo anterior al software	Wikipedia en español: «Kanban»	El origen del método
Cuatro etapas y tres campos por etapa	Método de esta lección	Propuesta de trabajo: ajústala a tu negocio
Los nombres, importes y casos de los ejemplos	No existen: son datos inventados	Didáctico, sin valor comercial
Cifras de mercado, precios de herramientas y porcentajes	No aplican: la lección no afirma ninguno	Se decide con tus números
Datos personales: para qué se guardan y con qué consentimiento	La vía correcta y el alcance de esta lección	Aviso: esto no sustituye la asesoría legal de un profesional

Wikipedia en español: embudo de ventas, la metáfora de las fases de la venta
Ábrelo para ver de dónde viene la imagen del embudo y qué fases se le atribuyen. El nombre de tus etapas lo pones tú; la metáfora es de la mercadotecnia.

Wikipedia en español: hoja de cálculo, datos en filas y columnas
Para ver de dónde sale la idea de un registro como tabla: filas, columnas, filtros y fechas. Es el soporte más barato y el que casi siempre alcanza.

Wikipedia en español: kanban, el tablero de tarjetas que avanzan de etapa
El tablero de tarjetas es el embudo de cuatro etapas antes de que existiera el software. Sirve para entender que mover una oportunidad de columna es un hecho, no una etiqueta.

Siguiente paso de la ruta «El CRM mínimo de una PyME»: «Embudos y etapas», la ruta siguiente del curso «El CRM mínimo de una PyME». Lo que queda aquí —el esqueleto: cuatro etapas con nombre y tres campos por etapa— lo lleva la siguiente a su versión fina: qué significa exactamente cada etapa y con qué criterio se mueve una oportunidad de una a otra. Esta lección te dejó el instrumento de medición y el esqueleto del registro; la siguiente los lleva a las reglas de avance, que es donde un embudo deja de ser cuatro columnas y empieza a decirte dónde se te está yendo el negocio. Antes de abrirla, deja tu registro con las cuatro etapas escritas y las diez oportunidades de hoy repartidas entre ellas: la ruta siguiente empieza exactamente ahí.