Las cuatro etapas
Tu negocio no tiene un problema de clientes: tiene un problema de conteo. O algo parecido. Metes avisos en el grupo del barrio, subes tres fotos al perfil, contestas los mensajes que te llegan... y al cierre del mes no sabes decirte ni una cosa: si la gente te encontró, si le interesaste o si simplemente no había a quién venderle. El resultado de esa indefinición es siempre el mismo: te quedas viendo el número que más a la mano tienes —las visitas, los mensajes, los seguidores— y lo tomas como si fuera el resultado de tu negocio. Y no lo es. Que te vean muchas personas no dice si te entendieron; que hayas cerrado tres ventas dice muy poco de todos los demás. Esta lección te da el esqueleto: cuatro etapas, en orden, y para cada una tres cosas —qué necesita, qué evidencia demuestra que alguien pasó a ella y qué número se mide—. Cuando termines vas a poder señalar, con tus propias cuentas, en qué etapa se está rompiendo tu cadena. Lo que no te va a dar es un promedio del sector ni una meta de cierre: no existe un porcentaje de conversión que sea el correcto para tu negocio, y el que le funcione a otro no te sirve a ti.
- Lo que esta lección sí hace: darte las cuatro etapas, lo que cada una necesita y la medición que le corresponde.
- Lo que no hace: no te da un promedio del sector, una meta de cierre ni un porcentaje de conversión. Esos números son tuyos.
- No te pide que compres una herramienta ni que abras una cuenta: la hoja de cálculo que ya usas, o una libreta, alcanzan.
- Todas las cifras, los nombres y las cuentas de los ejemplos son inventados para el ejercicio y están señalados como ficticios.
- El resultado de tu negocio depende de tu mercado, tu oferta y tu gente. Lo que esta lección da es criterio y medición, no ventas.
Primero las palabras: etapa, señal y medición
Tres palabras aparecen en cada frase de esta lección y conviene dejarlas limpias antes de empezar. «Etapa» es un estado en el que una persona está, no una tarea que haces tú. La persona está interesada; tú no estás interesada. Y la etapa se demuestra con una evidencia: algo que la persona hizo, no algo que tú le ofreciste. «Señal» es la evidencia mínima que dice que alguien pasó de una etapa a la siguiente. No es lo mismo una reacción a una publicación y una petición de precio: las dos son señales, pero una es fuerte y la otra es débil. Si las sumas en la misma cuenta, tu número deja de describir algo. «Medición» es un número con denominador. No es «cuántas visitas» a secas, sino «de cada diez personas que llegaron, cuántas contestaron». El denominador es lo que convierte un dato en una medición: sin él, un número grande y un número pequeño se comparan sin sentido, y una mejora en una etapa puede estar tapando un problema en la anterior. Y una palabra más que aparece siempre: «cadena». Las cuatro etapas son una cadena, y en una cadena el eslabón más débil se rompe primero. Eso no quiere decir que el problema esté siempre en la etapa más débil: quiere decir que si el primer eslabón no sostiene, nada de lo que viene después importa todavía.
| Etapa | Qué necesita para funcionar | La señal de que alguien entró | Qué se mide |
|---|---|---|---|
| Atraer | Un grupo concreto al que te diriges, un canal donde te puedan encontrar y una razón para dejarte un dato. | Una persona nueva llega por un canal tuyo y deja un dato o escribe. | Cuántas personas llegaron, y por qué canal llegó cada una. |
| Interesar | Que lo que ven responda a un problema que esa persona ya reconoce, y una prueba que se pueda creer. | La persona contesta, pide un precio o pide información. | Cuántas de las que llegaron respondieron, y con qué señal. |
| Convertir | Una oferta clara, un solo siguiente paso, señales de confianza y poco esfuerzo para decidirse. | Hay un pedido confirmado, una cita agendada o un contrato firmado. | Cuántos de los interesados se volvieron clientes. |
| Repetir | Cumplir la entrega a tiempo, dar seguimiento después de entregar y ofrecer una razón para volver. | El cliente vuelve a comprar por su cuenta, sin que le escriban primero. | Cuántos volvieron, y cuántos se fueron sin que nadie los buscara. |
Las cuatro etapas, una por una
Conviene verlas una por una, porque cada una hace un trabajo distinto y porque el orden importa: nadie puede interesar sin haber llegado, ni convertir sin haberse interesado, ni volver sin haber comprado. Atraer es la etapa en la que la gente te encuentra. Lo que necesita es que decidas a quién le hablas y que aparezcas donde esa gente anda, con un mensaje que se entienda a la primera. Lo que se mide es la entrada: cuántas personas llegaron y por qué canal llegó cada una. Y hay un detalle que casi nadie anota: el canal importa tanto como el número. Diecinueve personas que llegan por un aviso y una que llega porque alguien te recomendó no se parecen en nada. La primera se puede volver a repetir cambiando el aviso; la segunda depende de una conversación que no controlas. Sin separar los canales, tu número de entradas no te dice dónde trabajar. Interesar es la etapa en la que dejas de hablarle a desconocidos y le hablas a alguien que ya te contestó. Lo que necesita es que lo que ven responda a un problema que esa persona reconoce —si el mensaje habla de tus características y no de su problema, nadie se queda— y una prueba que se pueda creer: un trabajo tuyo, una foto de un resultado, la opinión de un cliente que se pueda nombrar. Lo que se mide es la respuesta: cuántas de las que llegaron contestaron y con qué señal. Y aquí conviene separar señales fuertes de señales débiles: una petición de precio es fuerte; un «cuéntame más» o una reacción a una publicación es débil. Convertir es la etapa en la que el interesado se vuelve cliente. Lo que necesita es una oferta que diga una sola cosa —qué recibe, por qué le sirve, qué tiene que hacer— y un siguiente paso único: una llamada, una cita, un pedido. Añadir opciones no ayuda a decidir: ayuda a que nadie decida. También necesita señales de confianza verificables y un esfuerzo pequeño, porque entre «me interesa» y «ya quiero firmar» hay distancia, y esa distancia se mide en cuánto cuesta al cliente dar el siguiente paso. Repetir es la etapa que casi nadie diseña y que decide si el negocio vive del trabajo de tu padre o del tuyo. Lo que necesita es tres cosas: entregar a tiempo, hacer seguimiento después de entregar —no antes, porque el seguimiento antes de la entrega es presión— y una razón para volver que no dependa de que a alguien se le ocurra escribirle. Lo que se mide es la recompra: cuántos volvieron por su cuenta.
Ejemplo resuelto (caso inventado para el ejercicio): la vulcanizadora que creía estar perdiendo ventas
- Vulcanizadora El Yunque (nombre y cifras inventados para el ejercicio) es un taller de barrio que cambia llantas, alinea y balancea. El dueño llevaba ocho meses mirando su perfil y concluyendo, cada mes, que «no le llega gente». Decidió contar una semana completa, del lunes al sábado, y separar las cuatro etapas. Antes de empezar escribió su regla: entra toda persona que llega por su cuenta o por sus avisos y deja un número de teléfono o escribe un mensaje, sin importar de dónde venga.
En la semana tu negocio tuvo: 400 personas que vieron la publicación del fin de semana, 40 que escribieron, 12 que compraron y 3 que volvieron. ¿Qué número mide la etapa de «interesar»?
Las tres confusiones que más se repiten
Hay tres confusiones que se repiten en casi todas las PyME, y las tres nacen de lo mismo: usar un número para dos cosas. La primera es llegar no es interesar. Que te hayan visto dice que tu mensaje estaba a la vista; no dice que lo entendieron ni que les importó. Si atribuyes las visitas de tu perfil a la etapa de interés, vas a optimizar algo que no es tu negocio: vas a subir más publicaciones para conseguir más visitas y seguir sin saber si alguien te compró. La segunda es interesar no es convertir. Puedes tener a alguien muy interesado y que no te compre, y puedes tener a alguien que te compre sin haber estado interesado: el que necesita una pieza hoy no pasa por ninguna deliberación. Por eso la etapa de conversión se mide con cierres y no con «clientes interesados», y porque una lista de interesados que no se convierte suele estar señalando una oferta, no un mensaje. La tercera es repetir no es vender otra vez. La recompra no se cuenta como «otro pedido»: se cuenta como lo que es, la señal de que el cliente volvió porque lo que hiciste le sirvió. Y para que esa señal exista hacen falta dos condiciones que casi nadie cumple: entregar a tiempo y dar seguimiento después de la entrega. Un negocio que entrega tarde y no llama después no está midiendo la recompra: está suponiendo que el cliente va a volver, y con ese supuesto no se puede tomar ninguna decisión. Y una cuarta confusión, más técnica: medir no es contar. Contar es apuntar un número; medir es apuntar un número junto con el denominador y con una comparación en el tiempo. «Llegaron 120» es un conteo. «De 120 llegaron, contestaron 30, contra 45 la semana pasada» es una medición. La primera te dice qué pasó; la segunda te dice qué hacer.
La etapa de convertir se mide con el total de ventas del mes, porque las ventas son las que importan.
En la semana entraron 100 personas, contestaron 60, compraron 24 y volvieron 6. ¿Por dónde empezarías a revisar?
Cuatro palabras que se confunden
Une cada situación con la etapa del embudo a la que pertenece.
Clasifica estas ocho cosas según la etapa a la que pertenecen.
Atraer
Interesar
Convertir
Repetir
Las cuatro etapas del embudo de captación son , , y ; a cada una le corresponde una medición distinta: entradas, respuestas, cierres y recompra.
El método: la revisión de las cuatro cifras
Medir las cuatro etapas no es un reporte: es una revisión con fecha. Y como toda revisión, se hace siempre igual o no sirve. Define. Antes de contar, escribe una línea por etapa: qué necesita, qué señal la demuestra y qué número la mide. Esa línea es tu regla. Si no la escribes, cada mes cambiarás el criterio y los números dejarán de compararse entre sí. Cuenta por canal. En la etapa de atraer, anota de dónde llegó cada persona. No es un detalle: es lo que te dice si tu número viene de un canal que controlas o de uno que no controlas. Separa señales fuertes de débiles. En la etapa de interesar, no sumes lo mismo. Una petición de precio, un mensaje con nombre y un «cuéntame más» no son la misma señal, y sumarlos produce un embudo que se ve mejor de lo que es. Escribe los cuatro números con su denominador. Entradas, respuestas, cierres y recompra; y junto a cada uno, la etapa anterior como base. Busca el eslabón flojo. Mira en qué etapa se pierde más gente y en cuál se pierde más proporción. Son dos preguntas distintas y a veces dan dos respuestas distintas. Cambia una sola cosa. En la revisión no cambias cómo vendes: cambias una sola cosa del mecanismo, la mides en el siguiente periodo y comparas. Si cambias tres cosas, el siguiente corte no te dice nada.
Ordena los seis pasos de la revisión de las cuatro cifras.
Ejemplo resuelto (caso inventado para el ejercicio): la bicicletería que contaba mal sus dos últimas etapas
- Bicicletería Rueda Libre (nombre y cifras inventados para el ejercicio) vende y repara bicicletas en un mercado. El dueño llevaba un mes apuntando en una libreta los que entraban al local y los que compraban, y nada más. Con eso creía saber cómo iba el negocio. Decidió aplicar el método de las cuatro cifras durante una semana, con la misma regla de siempre y sin cambiar nada más.
En la revisión del lunes, alguien del equipo escribió estas seis frases en la hoja de notas. Marca las que no se sostienen.
- «300 personas vieron el aviso del sábado, así que la etapa de convertir está funcionando.»
- «De 100 personas que nos escribieron, 20 compraron. Las otras 80 no estaban interesadas, así que no hay nada que corregir.»
- «La gente que vuelve al local ya está contada en la etapa de convertir, así que la etapa de repetir no se mide.»
- «Los que contestaron el aviso y los que pidieron precio son lo mismo, así que cuento todo como una respuesta.»
- «Anoto de qué canal llegó cada persona, porque el número de entradas sólo sirve si sabes de dónde vinieron.»
- «Escribo los cuatro números de la semana con su denominador y los comparo contra la semana anterior.»
Identifica la linea con error.
Producto de la lección. Escribe las cuatro etapas de tu negocio en una hoja, con tres renglones cada una: qué necesita, qué señal demuestra que alguien pasó a ella y qué número la mide. Después cuenta las cuatro cifras de tu última semana (o de tu último mes, si es más fácil) y ponles su denominador. Con eso responde una sola pregunta con tus propios números: ¿en qué etapa se pierde más gente? Si todavía no llevas el conteo, hazlo con el caso ficticio de la vulcanizadora. No pegues nombres, teléfonos ni datos de tus clientes: lo que se entrega son conteos y reglas, no datos de personas.
Pista
Empieza por escribir la etapa de atraer: si no sabes de dónde vinieron las personas, no puedes comparar canales. Y si un número no lo tienes, escribe «no lo tengo» en lugar de estimar: un número inventado en tu tablero es peor que un hueco, porque después lo comparas como si fuera real.Memoria: etapa y lo que le corresponde
| Termino | Definicion |
|---|---|
Tarjetas de repaso rápido
Chequeo de la lección
Se requiere 70% de aciertos para avanzar.
Para dominar este tema
- Nombra las cuatro etapas en orden: atraer, interesar, convertir y repetir.
- Dices, para cada etapa, qué necesita, qué señal demuestra que alguien entró y qué número se mide.
- Sabes que entradas, respuestas, cierres y recompra son cuatro mediciones distintas y que cada una se lee sobre la anterior.
- Separas las señales fuertes de las débiles al contar las respuestas y no sumas lo que no significa lo mismo.
- Ubicas con tus propias cifras en qué etapa se pierde más gente y en cuál se pierde más proporción, sin inventar un promedio ajeno.
- Escribes una revisión con fecha, cambias una sola cosa por periodo y comparas contra el periodo anterior.
Alcance y límites de esta lección
Esta lección sirve para un negocio que capta a gente que antes no lo conocía: un taller con avisos y un perfil, un negocio que vende por internet, un servicio que se agenda con publicidad local. También sirve para el dueño que ya tiene clientes y quiere entender de dónde vienen los nuevos. No sirve tal cual para dos cosas. La primera es el negocio que vive de referencias: si nadie te busca y todo llega porque alguien te recomienda, la etapa de atraer sigue existiendo pero se llama «ser recomendado», y su medición es otra: cuántos te recomendaron y cuántos de ésos llegaron a comprar. La estructura de cuatro etapas aguanta; lo que cambia es el nombre de la primera y el lugar donde se cuenta. La segunda es el negocio que ya registra sus ventas y quiere el detalle de su embudo comercial: eso es otra ruta del curso, y aquí no lo vas a encontrar. Y el límite más importante: aquí no hay metas ni promedios. No existe un porcentaje de conversión que sea el correcto para tu negocio, ni un número de visitas que signifique «bien». Lo que hay es un criterio: qué se mide en cada etapa y cómo se lee cada número sobre el anterior. Tus cifras son tuyas y se comparan contigo mismo, no con el negocio de al lado.
Fuentes, vigencia y revisión
| Afirmación de la lección | Dónde verificarla | Alcance |
|---|---|---|
| De dónde viene la metáfora del embudo y por qué se lee de arriba hacia abajo | Wikipedia en español: Embudo | Concepto; no dice nada de tu negocio ni de tus cifras |
| Que un embudo tiene etapas y que en cada una se pierde una parte de la gente | Wikipedia en español: Embudo de ventas | Marco conceptual; la lección define su propia forma de contar |
| Que existe una etapa previa a la venta para atraer personas que no te conocían | Wikipedia en español: Mercadotecnia de atracción | Marco conceptual; no fija ninguna cifra de resultado |
| Que en México se registran las unidades económicas con su actividad y su ubicación | INEGI: DENUE, Directorio de Unidades Económicas | Registro de unidades existentes, no de interés ni de conversión |
| Las cifras, los nombres y las cuentas de los ejemplos | No existen: son datos inventados del ejercicio | Didáctico, sin valor comercial |
| Los promedios de conversión y las metas del sector | La lección no los usa: cada número sale de tu propia cuenta | No son comparables entre negocios |
Wikipedia en español: Embudo, el objeto de la metáfora
Ábrelo y fíjate en el utensilio: de una boca ancha a una salida angosta. Así se entiende por qué la etapa de atraer es la que puede contener más personas y por qué su número se lee solo.
Wikipedia en español: Embudo de ventas, las etapas y lo que se pierde en cada una
Compáralo con tu propia cuenta: el artículo describe el marco general, y tus cifras son las tuyas. Sirve para nombrar las etapas, no para saber cuánto te deberían facturar.
INEGI: DENUE, el directorio de unidades económicas
Busca tu actividad y tu zona: sirve para distinguir entre contar negocios que ya existen y contar personas que te están buscando. El directorio cuenta lo instalado; tú cuentas tu cadena.
Siguiente paso de la ruta «Las cuatro etapas»: «La página que convierte», la ruta siguiente del curso «El embudo de cuatro etapas». Lo que queda aquí —saber qué necesita cada etapa, qué evidencia la demuestra y qué número se mide— también decide la página; sólo que la siguiente lo hace del lado de la etapa de interesar: la página donde la gente pasa de mirar a escribir. Esta lección te dejó el criterio y el instrumento de medición; la siguiente los lleva a esa página. Y tu tarea sale hoy: escribe las cuatro etapas de tu negocio en una hoja, una línea por etapa, y cuenta las cuatro cifras de tu última semana con su denominador. No hace falta que el número te guste: hace falta que sea tuyo y que esté anotado. Y si al contarlo descubres que casi toda la gente se pierde antes de contestarte, ya sabes dónde hay que trabajar la próxima semana: eso es la diferencia entre trabajar y tener la sensación de que no pasa nada.