Ficha de cotización y propuesta

Un prospecto pide precio por chat. Contestas con una cifra suelta y un «me avisas». Pasan los días, no hay respuesta, y la venta se quedó donde empieza a morirse la mayoría de las ventas de PyME: en un número que el cliente no puede comparar, no puede mostrarle a nadie y no sabe si incluye lo que él necesita. Después te llega el pedido de otra empresa: el comité de compras pide «por escrito lo que van a cobrar». Ahí no alcanza con la cifra: se necesita un documento que se pueda leer, discutir y aceptar, y con eso decidir. Esa ficha es esta lección. No es una plantilla bonita: es el esqueleto del documento. Once campos, en un orden que funciona. Cada campo existe porque a alguien le costó dinero omitirlo: el pago que se discutió tarde, el IVA que nadie declaró, el alcance que se recortó sin decirlo, el «avísame» que nadie marcó en el calendario. Al terminar tendrás la versión usable de la ficha, un ejemplo ya resuelto con todos sus renglones llenos —cifras inventadas, para practicar— y los límites escritos: lo que la ficha resuelve y lo que deliberadamente no resuelve.

• Nembrar de memoria los once campos de la ficha y decir qué pregunta del cliente tapa cada uno.
• Escribir un alcance con cantidades y unidades, y decir qué incluye y qué no incluye.
• Separar alcance de presupuesto: qué se entrega es una hoja; cuánto alcanza es otra.
• Poner la cuenta del documento: cantidad por precio unitario da subtotal; menos descuento da total; el IVA se declara y queda el total a pagar.
• Fijar vigencia, siguiente paso con fecha y responsable, y la forma de aceptación.
• Reconocer los límites: la ficha no es contrato, no calcula tu costo ni tu margen y se cae si cambian los datos.

Primero las palabras, porque la ficha se arma con ellas

Cuatro palabras circulan sueltas cuando se habla de ventas, y en la ficha cada una tiene un lugar distinto. Alcance es qué se entrega: cantidades, unidades, fechas y límites, dicho en concreto. Presupuesto es cuánto dinero tiene o quiere destinar el cliente a eso: es de él, no lo inventas tú, y no es el alcance. Cotización es el documento donde el alcance se traduce a pesos: precios unitarios, subtotal, impuestos y total. Propuesta es la cotización con contexto: la necesidad del cliente en sus palabras, por qué esta solución la atiende y cuál es el siguiente paso. La regla de oro de la herramienta abre con la necesidad declarada por el cliente, con su frase textual si la tienes. Una propuesta que no cita lo que el cliente dijo se siente como formulario genérico, y el cliente la trata como formulario: la archiva. La frase de él también es tu defensa posterior: si alguien pregunta por qué se cotizó eso, la respuesta está escrita arriba, con sus palabras.

Las cinco reglas para llenarla

Primera: abre con la necesidad del cliente en sus palabras. Una propuesta que no hace referencia a lo que él dijo se siente como formulario, y lo que parece formulario no se compara: se archiva. Segunda: detalla cantidades, unidades y precios unitarios. Una hoja con un solo total no se puede comparar con otra oferta ni discutir dentro de tu propia casa: si el cliente quiere menos piezas, quitas piezas y el documento se recalcula solo; si sólo dijiste el total, cada conversación es una pelea. Tercera: declara el IVA, los supuestos y las exclusiones antes del total, no en una nota al pie. El impuesto se escribe en una de dos: incluido en el precio, o desglosado y sumado. Las dos son honestas si se dicen; la nota al pie no las dice, y lo que no se declara se discute después, siempre en el lado incómodo. Cuarta: pon vigencia a la propuesta y un siguiente paso con fecha y responsable. Sin vigencia, tus precios envejecen ajenos a tus insumos. Sin siguiente paso, la venta entra en un limbo donde el único calendario es el del cliente. Quinta: deja por escrito cómo se acepta: a quién se le manda la confirmación y qué se necesita para que sea válida. Sin esa línea, la propuesta no se cierra: se archiva, que es otra manera de perderla en silencio.

El ejemplo resuelto: la ficha llena, renglón por renglón

Todo el ejemplo que sigue es ficticio: «Restaurante Tres Olivos» es un nombre inventado, como el proveedor y las cifras, y se usa solo para practicar. Es un caso de venta chica y bien recortable: una panadería que cotiza entregas semanales a un restaurante. La ficha queda así: cliente Restaurante Tres Olivos (nombre ficticio), contacto el chef de cocina, fecha 12/10/2026. Necesidad declarada, con las palabras del cliente: «que el pan de apertura no se eche a perder antes del servicio». Incluye: doce piezas de pan grande por entrega, los jueves a las 7:00. No incluye: reparto a domicilio ni cortes a medida. Para practicar con datos ficticios: el precio unitario es 120 pesos por pieza, así que la cuenta da un subtotal de 1,440 pesos por entrega, sin descuento y con el total en 1,440 pesos; el IVA va incluido y declarado antes del cierre. Condiciones: entrega los jueves; pago a 15 días contra entrega; propuesta vigente 15 días desde el 12/10/2026. Supuesto: el volumen se mantiene en 12 piezas por semana. Siguiente paso: entrega de prueba el 16/10 con 6 piezas; responsable: Ana. Aceptación: el cliente responde ese correo confirmando el día de entrega. Versión: v1, enviada por quien firma la hoja. Fíjate en lo que no está: no hay un párrafo de «somos líderes en pan», no hay un descuento que apareció en la llamada, no hay un «quedo al pendiente» en lugar de fecha. Y hay un 16/10 en el calendario de alguien.

Qué hace la ficha y qué no: alcances y límites

Cuándo se usa: cuando mandas precio a un prospecto o a un cliente nuevo en ventas de ticket medio o alto, y cuando el comité de compra te pide por escrito lo que vas a cobrar. Ahí la ficha hace todo el trabajo que un mensaje de chat no puede hacer: se puede comparar con otra oferta, mostrar a un tercero y responder con un sí. Y ahora los límites, dichos sin rodeos, porque una herramienta que no sabe dónde termina es la que mete en problemas. Primera: la ficha es una propuesta, no un contrato firmado. Ordena la venta y deja constancia, pero no sustituye la revisión de un contrato ni las condiciones formales que tu cliente o tu operación exijan según el monto o el plazo: si el acuerdo empieza a pesar, la vía correcta es revisarlo con un profesional, y esto que lees aquí no sustituye la asesoría legal de un profesional. Segunda: no calcula tu costo ni tu margen; eso es tarea de la calculadora, y la ficha parte del precio que tú ya decidiste. Tercera: no incluye el crédito que te otorgan ni sus condiciones. Cuarta: supone que los datos del cliente son correctos —el volumen, la frecuencia, la dirección— y si esos cambian, el precio unitario acordado puede dejar de servir: por eso se escribe el supuesto, y por eso existe la versión dos. Si el negocio vende barato y en mostrador, con una fila de precio a ojo, la ficha puede ser un gasto de tiempo; su casa está donde hay algo que comparar y algo que decidir.

Vocabulario que se confunde: repásalo antes de enviar

El cierre: vigencia, siguiente paso y aceptación

Hay dos frases que suenan a venta y son archivo: «te lo envio por la tarde» y «quedo al pendiente». Las dos se sienten como movimiento y son ausencia de fecha, ausencia de responsable, ausencia de condición. La ficha existe para que ninguna de esas dos frases aparezca en tu proceso. La vigencia es la línea que evita la propuesta zombi, esa que reaparece en marzo con los insumos de diciembre. Un plazo razonable y dicho en la hoja —por ejemplo, quince días desde la fecha de emisión, como en el caso ficticio— obliga al cliente a decidir con tus números presentes y te obliga a ti a cuidar que tus números estén presentes cuando él pregunte. El siguiente paso se escribe con fecha, responsable y un hecho concreto: «entrega de prueba el 16/10 con 6 piezas; responsable: Ana». No es un deseo: es un renglón que alguien puede fallar, y por eso funciona. Y la aceptación tiene un camino de una línea: a quién se le manda el sí, y con qué se confirma. Sin esa línea, la propuesta no se cierra: se archiva en silencio.

Para dominar este tema

1. Enumbras los once campos de la ficha sin ver la hoja y dices qué pregunta del cliente tapa cada uno.
2. Abres la propuesta con la necesidad en palabras del cliente y la mantienes separada del precio y del presupuesto.
3. Haces la cuenta sin calculadora: cantidad por precio unitario da subtotal; menos descuento da total; el IVA se declara y queda el total a pagar.
4. Declaras supuestos y exclusiones antes del total, y sabes que si cambia un supuesto se recalcula la hoja.
5. Fijas vigencia y siguiente paso con fecha y responsable; y dejas escrito cómo se acepta: a quién, con qué.
6. Dices qué límites tiene la ficha —no es contrato, no calcula costo ni margen, no incluye crédito— y cuándo la llevas a un profesional.

Fuentes, vigencia y revisión

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Siguiente paso de la ruta «Cotización y propuesta»: «Secuencia de seguimiento», la ruta siguiente del curso «El proceso de venta, etapa por etapa». Lo que esta lección deja —una ficha que el cliente puede leer, comparar y aceptar— también decide la siguiente: sólo que ahí el problema cambia de forma, porque la ficha ya se fue y el cliente no responde, y entonces toca decidir momentos, canal, mensaje y el criterio para saber en qué paso se deja de insistir. Esta lección te dejó el criterio y el instrumento de medición de la propuesta; la siguiente los lleva al seguimiento de la propuesta.