El anaquel decía 96; las dos plataformas juntas vendieron 118
Bálsamo Oaxaca, S.A. de C.V. es ficticia: velas, bálsamos y jabones artesanales hechos en San Bartolo Coyotepec, Oaxaca, por 14 personas. Kevin —community manager— opera cuatro canales con cuatro contraseñas y una hoja de cálculo, y es el único que sabe dónde está cada cosa. El 17 de diciembre contó el anaquel del bálsamo de 60 g: 96 piezas. Para no trabajar doble, publicó el conteo completo en las dos plataformas: 96 más 96, es decir 192 unidades anunciadas sobre 96 piezas que existían. Era el mismo cartón, anunciado dos veces.
El 18 de diciembre, en plena temporada alta del caso, Mercado Libre vendió 78 y la tienda propia vendió 40: 118 piezas contra 96 que existían. Ahí nacieron los 22 bálsamos que no existían en físico.
El reparto del desastre, con los números que Alma tuvo que leerse en enero: 13 pedidos afectados, 9 clientes aceptaron esperar 11 días, 4 cancelaron, $1,980 en reenvíos y $0 recuperado de la venta. Ninguna disculpa, ningún reembolso y ninguna prisa arreglaron lo que arreglaba una resta de tres números antes de publicar.
La resta del publicable tiene cuatro términos y todos se escriben en la misma hoja, en este orden:
Físico contado. Lo que está en el anaquel, en la mesa y en la caja de paquetería, con hora y firma de quien lo cuenta. En el caso: 96 bálsamos contados por Socorro el 17 a las 18:00.
Menos pedidos abiertos sin surtir. Lo que ya está vendido y todavía no sale: 18 piezas. Esa mercancía ya tiene dueño; anunciarla es venderla otra vez.
Menos merma visible. Un bálsamo que se cayó y se abrió no se vende: 2 piezas fuera.
Menos buffer de seguridad. Entre 5% y 10% del físico para el error de conteo y el pedido de último minuto. El caso usa 8 piezas: 8.3% de 96, dentro de la banda y decidido por Alma.
Resultado: 96 − 18 − 2 − 8 = 68 publicables, no 96. Y esos 68 se reparten, no se copian: 40 en Mercado Libre, 20 en la tienda propia, 8 en el directo de WhatsApp. 40 + 20 + 8 = 68: la suma de lo publicado es exactamente el publicable. Si un canal no reporta, se le baja a cero y el publicable se vuelve a repartir.
| Producto | Físico contado | Pedidos abiertos sin surtir | Merma visible | Buffer de seguridad | Publicable | Reparto por canal | Hora y responsable del conteo | Acción si hay diferencia |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Bálsamo 60 g | 96 | 18 | 2 | 8 (8.3% del físico) | 68 | Mercado Libre 40 · tienda propia 20 · directo 8 | 17 de diciembre, 18:00 · Socorro cuenta, Kevin publica | Bajar el canal a cero, recontar y decidir con Alma: esperar o reponer |
| Vela aromada 90 g | 54 | 12 | 0 | 5 (9.3% del físico) | 37 | Mercado Libre 20 · tienda propia 11 · directo 6 | 17 de diciembre, 18:10 · Socorro cuenta | Publicar 0 hasta recontar; el pedido afectado se reprograma con opción |
| Jabón 100 g | 120 | 30 | 4 | 12 | 74 | Mercado Libre 40 · tienda propia 26 · directo 8 | 17 de diciembre, 18:20 · Paola cuenta | Diferencia arriba de 5 piezas: no publicar, llamar a Alma |
| TU PRODUCTO 1 (fila del alumno) | 5% a 10% del físico | físico menos abiertos menos merma menos buffer | Cada canal con su tajada; la suma no pasa del publicable | Pon hora y nombre: sin ellos el número caducó | Bajar a cero el canal hasta recontar | |||
| TU PRODUCTO 2 (fila del alumno) |
Ejemplo resuelto: de 96 piezas contadas a 68 publicables repartidos
1 · Contar con alguien que no opera las plataformas
Cuenta Socorro, que ve el anaquel; no cuenta Kevin, que ve las pantallas. En el caso el número 96 era correcto: el error no estuvo en el conteo, estuvo en lo que se hizo con ese número después.2 · Anotar la hora y el nombre junto al número
«96 piezas, 17 de diciembre 18:00, Socorro». Sin hora, un conteo es una foto de algo que ya cambió. Con hora, el número tiene fecha de vencimiento y alguien a quien preguntar.3 · Reservar los pedidos abiertos sin surtir
18 piezas de pedidos ya pagados que salen mañana: se apartan físicamente o se marcan con cinta. Esas 18 no son inventario vendible: son un compromiso.4 · Sacar la merma visible de la cuenta
Las 2 piezas abiertas del golpe del martes se van de la resta. Si no se anotan, se vuelven sobreventa el día que alguien las empaque «por si acaso».5 · Aplicar el buffer y publicar la diferencia
8 de buffer (8.3% del físico: la banda del curso va de 5% a 10%). 96 − 18 − 2 − 8 = 68. Se publican 68, no 96: 40 en Mercado Libre, 20 en la tienda propia y 8 apartados para el directo. La suma de las tres tajadas es 68.6 · Bajar a cero lo que no se sincronizó
Si mañana el canal no reporta ventas antes del cierre, sale de la lista: cantidad a cero hasta volver a contar. La regla no castiga al canal lento: protege al cliente de comprar algo que no hay.
Paso 1 de 6
Bálsamo 60 g el 17 de diciembre: físico contado 96, pedidos abiertos sin surtir 18, merma visible 2 y buffer de seguridad 8. ¿Cuántas unidades son publicables para anunciar entre todos los canales?
Ordena los seis movimientos del flujo del stock publicable, del primero al último:
Coloca los elementos en orden y pulsa Comprobar.
Clasifica cada movimiento del 18 de diciembre según a qué columna de la regla pertenece:
Arrastra cada ficha a su categoría (o tócala y luego toca la categoría). También puedes usar el teclado.
Por qué el mismo número en dos canales es una promesa doble: cada plataforma resta solo lo que vende. Mercado Libre bajó de 96 a 18 cuando vendió 78; la tienda propia bajó de 96 a 56 cuando vendió 40. Los dos paneles mostraban cantidades «disponibles» que se referían a las mismas piezas, y ninguno conocía la venta del otro. La sobreventa no requiere maldad ni torpeza: basta dos ventanas abiertas y la misma hoja de cálculo.
Y aquí hay una advertencia honesta: los conectores y las automatizaciones existen para esto, y también fallan. Este curso no recomienda ningún software ni pone precios: habla del mecanismo. Si alguien automatiza la sincronía, debe quedar claro qué pasa cuando el conector se cae —porque se cae—: sin una marca de última sincronización visible, el error del autómata se parece al del humano y el cliente es el que lo descubre.
Ejemplo resuelto: el día que la venta le gana al físico (protocolo del 18 de diciembre)
1 · Cerrar la venta del SKU en todos los canales, ya
En cuanto las guías suman 118 contra 96, el bálsamo de 60 g se baja a cero en Mercado Libre, en la tienda propia y en la lista de WhatsApp. No se «ajusta a 10» para ver si pasa: el derecho a anunciar se pierde con el primer descuadre.2 · Separar lo que sí existe de lo que no
96 piezas reales contra 118 vendidas: 96 se surten y 22 no. Esa lista de 22, con sus 13 pedidos, es ahora el documento de trabajo del día. Sin lista, la decisión se toma de memoria y se toma mal.3 · Avisar primero a quien esperó, no a quien canceló
El orden importa: se contacta a los afectados en el orden en que compraron, con número de pedido, fecha realista de salida y una opción. En el caso, 9 aceptaron esperar y tardaron 11 días; 4 cancelaron. Nadie recuperó la venta, pero la alternativa era enterarse por la reseña.4 · Dar opción, no una disculpa
Tres opciones concretas: esperar las piezas que Socorro puede producir en cinco días, cambiar por otro producto con el mismo valor, o reembolso inmediato. La cuarta opción existe: el cliente decide sin opción y se va a escribir a una reseña.5 · Ponerle número al incidente
El caso lo anotó así: 1,980 de reenvíos exprés para los 9 pedidos que esperaron (supuesto del caso: $220 por reenvío), 316 de margen de los 4 cancelados a 79 por bálsamo, 2,296 de costo total y 0 recuperado de la venta. Sin ese renglón, el incidente se recuerda como «un diciembre horrible» y no como una regla que faltó.6 · Cerrar con causa raíz, no con promesa de corregir
La causa raíz no fue el descuido de Kevin: fue que no existía una resta obligatoria antes de publicar, y que una sola persona sabía dónde estaba cada cosa. El correctivo es estructural: la hoja de publicable firmada con hora, un segundo nombre que sepa operar los cuatro canales, y el conteo hecho por quien no publica.
Paso 1 de 6
Marca las cuatro frases de Kevin que rompen la regla del publicable. Cuatro de estas seis líneas son error.
Marca la línea o las líneas con error y pulsa Comprobar.
Si cada plataforma descuenta sola sus ventas, la suma de lo anunciado en dos canales no puede quedar por encima del físico.
Son las 16:00 del 18 de diciembre y la suma de guías supera en 22 piezas al conteo de la mañana. Socorro puede producir 12 bálsamos en cinco días. ¿Qué decide Alma?
El incidente costó $1,980 de reenvíos y $316 de margen cancelado, y no se recuperó nada de la venta. ¿Cuánto costó en efectivo cada una de las 22 unidades fantasma? Captura el número con dos decimales.
Empareja cada término de la regla con lo que significa en la hoja:
Juego de memoria: cada cifra del incidente con su nombre
Empareja el número del caso ficticio con lo que representa en la hoja de stock publicable.
La conciliación física→plataforma es la hermana del depósito: se hace contra un registro independiente y en una fecha, no «cuando se pueda». El procedimiento del curso, en orden:
1. Contar (quien no publica) y anotar hora y nombre.
2. Sumar lo anunciado en cada canal, tal como aparece en los paneles, no como se recuerda.
3. Restar: anunciado menos publicable. Si el resultado es cero, se firma. Si es positivo, hay sobreventa latente; si es negativo, hay piezas que nadie está anunciando.
4. Desempatar con las guías: las piezas surtidas son la prueba dura de lo que realmente salió del taller, igual que el depósito fue la prueba del módulo 4.
5. Ajustar hacia abajo primero: la duda se resuelve apagando el canal más lento, nunca subiendo cantidad «porque creo que sí hay».
6. Protocolizar: diferencia con nombre o diferencia con folio, y a Iván el resultado con la hoja, no con la expectativa.
Y una regla de higiene que evita el 90% de los descuadres: el conteo y la publicación no los hace la misma persona, y lo publicado lo puede leer alguien distinto de quien lo subió. En Bálsamo Oaxaca el problema no era que Kevin fuera desordenado: era que nadie más podía verificarlo.
El inventario no se comparte copiando el número: se comparte repartiendo la diferencia. Lo que no está sincronizado, no se vende.
— Lumbre · Empresa · caso ficticio Bálsamo Oaxaca
Llévate el mecanismo a otro caso, sin el cartón de por medio: una marca de mochilas de lona en Guadalajara (ficticia) vende en tres lados —su tienda en línea, un marketplace y su local físico— y su dueña acaba de descubrir que el marketplace muestra 14 unidades que el local ya vendió el sábado. Usa la regla: inventario físico disponible, menos la reserva de pedidos abiertos, menos el buffer que ella decida, y de ahí una tajada por canal. Escribe en tres líneas: (1) las cifras que necesita conseguir hoy, (2) la marca de tiempo y el responsable de la próxima sincronización, (3) qué hace si el marketplace no reporta antes del cierre. Después compara: ¿qué se parece más a tu empresa, el bálsamo o la mochila? Esta regla es tu plantilla: cópiala, ponle hora y nombre, y llénala con tu conteo.
Si un canal no te deja ver la cantidad publicada sin entrar con la contraseña de otra persona, anótalo como riesgo del canal: es información que tu empresa no controla.
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Para dominar este tema
Lo esencial que debes saber
- Publicable igual a físico contado menos pedidos abiertos sin surtir, menos merma visible y menos buffer: en el caso, 96 menos 18 menos 2 menos 8 dan 68, no 96.
- Lo publicado se reparte por canal y su suma no pasa del publicable; copiar el total en dos plataformas es prometer lo mismo dos veces.
- Cada plataforma resta solo lo que vende: sin sincronía común, dos paneles bien llevados fabrican 22 unidades que no existen.
- Todo número de inventario lleva hora y responsable; sin marca de tiempo, el dato caducó y no es publicable.
- Un canal que no sincroniza se baja a cero, no se queda con la cantidad de ayer.
- Cuando la venta supera al físico: cerrar el SKU, separar lo que existe, avisar con fecha realista y dar opción, y anotar el costo del incidente con número.
Preguntas clave del tema
- ¿Cuál es hoy tu publicable por canal y con qué resta llegaste a ese número?
- ¿Quién cuenta el físico y quién lo publica? ¿Puede ser la misma persona?
- ¿Qué marca de tiempo tiene tu inventario publicado y quién la revisa cada día?
- ¿Cuántos de tus 22 pedidos fantasma ya están esperando y a cuáles les avisaste primero?
- ¿Qué pasa con tu cantidad publicada cuando el conector o la hoja dejan de reportar?
Lo que debes poder hacer
- Calcular el stock publicable por diferenciales y repartirlo por canal sin que la suma rebase el físico.
- Ejecutar la conciliación físico→plataforma con hora, responsable y marca de última sincronización.
- Aplicar el protocolo cuando la venta supera al físico y costear el incidente en la hoja: reenvíos, margen cancelado y costo por unidad fantasma.
Chequeo: stock publicable y sincronización entre canales
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