Ficha de cotización y propuesta
Un prospecto pide precio por chat. Contestas con una cifra suelta y un «me avisas». Pasan los días, no hay respuesta, y la venta se quedó donde empieza a morirse la mayoría de las ventas de PyME: en un número que el cliente no puede comparar, no puede mostrarle a nadie y no sabe si incluye lo que él necesita.
Después te llega el pedido de otra empresa: el comité de compras pide «por escrito lo que van a cobrar». Ahí no alcanza con la cifra: se necesita un documento que se pueda leer, discutir y aceptar, y con eso decidir. Esa ficha es esta lección.
No es una plantilla bonita: es el esqueleto del documento. Once campos, en un orden que funciona. Cada campo existe porque a alguien le costó dinero omitirlo: el pago que se discutió tarde, el IVA que nadie declaró, el alcance que se recortó sin decirlo, el «avísame» que nadie marcó en el calendario.
Al terminar tendrás la versión usable de la ficha, un ejemplo ya resuelto con todos sus renglones llenos —cifras inventadas, para practicar— y los límites escritos: lo que la ficha resuelve y lo que deliberadamente no resuelve.
- Nembrar de memoria los once campos de la ficha y decir qué pregunta del cliente tapa cada uno.
- Escribir un alcance con cantidades y unidades, y decir qué incluye y qué no incluye.
- Separar alcance de presupuesto: qué se entrega es una hoja; cuánto alcanza es otra.
- Poner la cuenta del documento: cantidad por precio unitario da subtotal; menos descuento da total; el IVA se declara y queda el total a pagar.
- Fijar vigencia, siguiente paso con fecha y responsable, y la forma de aceptación.
- Reconocer los límites: la ficha no es contrato, no calcula tu costo ni tu margen y se cae si cambian los datos.
Primero las palabras, porque la ficha se arma con ellas
Cuatro palabras circulan sueltas cuando se habla de ventas, y en la ficha cada una tiene un lugar distinto.
Alcance es qué se entrega: cantidades, unidades, fechas y límites, dicho en concreto. Presupuesto es cuánto dinero tiene o quiere destinar el cliente a eso: es de él, no lo inventas tú, y no es el alcance. Cotización es el documento donde el alcance se traduce a pesos: precios unitarios, subtotal, impuestos y total. Propuesta es la cotización con contexto: la necesidad del cliente en sus palabras, por qué esta solución la atiende y cuál es el siguiente paso.
La regla de oro de la herramienta abre con la necesidad declarada por el cliente, con su frase textual si la tienes. Una propuesta que no cita lo que el cliente dijo se siente como formulario genérico, y el cliente la trata como formulario: la archiva. La frase de él también es tu defensa posterior: si alguien pregunta por qué se cotizó eso, la respuesta está escrita arriba, con sus palabras.
| Campo | Qué se anota | La discusión que evita |
|---|---|---|
| Cliente, contacto y fecha | A quién va, con quién se valida y cuándo se emitió | Que nadie sepa si la hoja es vieja o vigente |
| Necesidad declarada (con su frase) | La necesidad en palabras del cliente, textual si puedes | Que se lea como formulario y nadie la compare |
| Qué incluye y qué no incluye | Entregables con cantidades y unidades; lo que queda fuera, escrito | El «yo creí que también entraba» a mitad del trabajo |
| Cantidades, unidades y precios unitarios | Cuánto se entrega, en qué unidad y a cuánto por unidad, en pesos | Que el total no se pueda revisar ni discutir |
| Subtotal, descuento (si lo hay) y total | La cuenta renglón por renglón, en pesos | Que el descuento aparezca sólo en la conversación |
| IVA incluido o desglosado y total a pagar | Cómo trata el impuesto el precio y cuál es el total final | ¿Entra o no entra? La pelea del IVA al pagar |
| Condiciones: entrega, plazo de pago y vigencia | Cuándo se entrega, cuándo se paga y hasta cuándo vale la cifra | Que el plazo de pago se discuta cuando ya se entregó |
| Supuestos y exclusiones | Qué se da por cierto y qué depende de información del cliente | Trabagar gratis cuando se rompe lo que dabas por hecho |
| Siguiente paso con fecha y responsable | Qué pasa después, cuándo y de quién depende | El limbo de «quedo al pendiente» |
| Cómo se acepta | A quién se le manda el sí y con qué se confirma | Que la propuesta se archive sin respuesta |
| Versión del documento y quién lo envía | Versión (por ejemplo, v1) y nombre de quien la manda | Que aparezca una versión paralela sin control |
Las cinco reglas para llenarla
Primera: abre con la necesidad del cliente en sus palabras. Una propuesta que no hace referencia a lo que él dijo se siente como formulario, y lo que parece formulario no se compara: se archiva.
Segunda: detalla cantidades, unidades y precios unitarios. Una hoja con un solo total no se puede comparar con otra oferta ni discutir dentro de tu propia casa: si el cliente quiere menos piezas, quitas piezas y el documento se recalcula solo; si sólo dijiste el total, cada conversación es una pelea.
Tercera: declara el IVA, los supuestos y las exclusiones antes del total, no en una nota al pie. El impuesto se escribe en una de dos: incluido en el precio, o desglosado y sumado. Las dos son honestas si se dicen; la nota al pie no las dice, y lo que no se declara se discute después, siempre en el lado incómodo.
Cuarta: pon vigencia a la propuesta y un siguiente paso con fecha y responsable. Sin vigencia, tus precios envejecen ajenos a tus insumos. Sin siguiente paso, la venta entra en un limbo donde el único calendario es el del cliente.
Quinta: deja por escrito cómo se acepta: a quién se le manda la confirmación y qué se necesita para que sea válida. Sin esa línea, la propuesta no se cierra: se archiva, que es otra manera de perderla en silencio.
¿Cuál es la primera fila que decide si el cliente leerá tu ficha hasta el final?
El ejemplo resuelto: la ficha llena, renglón por renglón
Todo el ejemplo que sigue es ficticio: «Restaurante Tres Olivos» es un nombre inventado, como el proveedor y las cifras, y se usa solo para practicar. Es un caso de venta chica y bien recortable: una panadería que cotiza entregas semanales a un restaurante.
La ficha queda así: cliente Restaurante Tres Olivos (nombre ficticio), contacto el chef de cocina, fecha 12/10/2026. Necesidad declarada, con las palabras del cliente: «que el pan de apertura no se eche a perder antes del servicio». Incluye: doce piezas de pan grande por entrega, los jueves a las 7:00. No incluye: reparto a domicilio ni cortes a medida. Para practicar con datos ficticios: el precio unitario es 120 pesos por pieza, así que la cuenta da un subtotal de 1,440 pesos por entrega, sin descuento y con el total en 1,440 pesos; el IVA va incluido y declarado antes del cierre. Condiciones: entrega los jueves; pago a 15 días contra entrega; propuesta vigente 15 días desde el 12/10/2026. Supuesto: el volumen se mantiene en 12 piezas por semana. Siguiente paso: entrega de prueba el 16/10 con 6 piezas; responsable: Ana. Aceptación: el cliente responde ese correo confirmando el día de entrega. Versión: v1, enviada por quien firma la hoja.
Fíjate en lo que no está: no hay un párrafo de «somos líderes en pan», no hay un descuento que apareció en la llamada, no hay un «quedo al pendiente» en lugar de fecha. Y hay un 16/10 en el calendario de alguien.
Ejemplo resuelto (caso ficticio inventado para el ejercicio): la ficha llena, campo por campo
1. Encabezado: quién, con quién y cuándo
Cliente: Restaurante Tres Olivos (nombre ficticio). Contacto: el chef de cocina. Fecha de emisión: 12/10/2026. Con la fecha puesta, la vigencia se puede calcular y el documento envejece a la vista.2. La necesidad, en sus palabras
«Que el pan de apertura no se eche a perder antes del servicio». Esa frase abre la ficha y no es adorno: es el criterio con el que el cliente va a leer todo lo demás, y la prueba de que esto no es un formulario.3. Incluye: el alcance con unidades
Doce piezas de pan grande por entrega, los jueves a las 7:00. Cantidad (12), unidad (piezas), frecuencia (jueves) y hora (7:00). Cuatro datos que se pueden verificar; ninguno es un adjetivo.4. No incluye: lo que queda fuera, escrito
Reparto a domicilio y cortes a medida. Decirlo ahorra el reclamo de mitad de camino; y si mañana el cliente quiere reparto, eso es una fila nueva en la ficha, con su precio.5. La cuenta del caso ficticio
Precio unitario: 120 pesos por pieza. Doce piezas por doce pesos dan un subtotal de 1,440 pesos por entrega; sin descuento; total: 1,440 pesos; IVA: incluido, declarado antes del cierre. La cuenta se puede recalcular renglón por renglón.6. Condiciones: entrega, pago y vigencia
Entrega los jueves. Pago a 15 días contra entrega. Vigencia de la propuesta: 15 días desde el 12/10/2026. Las condiciones dicen cuándo se cobra y hasta cuándo vale el precio que el cliente está leyendo.7. Supuesto y siguiente paso
Supuesto: el volumen se mantiene en 12 piezas por semana; si sube o baja, se recalcula. Siguiente paso: entrega de prueba el 16/10 con 6 piezas, responsable: Ana. La fecha convierte la hoja en una conversación con agenda.8. Cómo se acepta y control de versión
El cliente responde ese mismo correo confirmando el día de entrega, dirigido al contacto que firma la hoja. Versión v1: si el precio o el alcance cambian, se manda la v2; la v1 queda como constancia de lo que se ofreció.
Paso 1 de 8
Caso ficticio para practicar: el pan grande sale a 120 pesos por pieza y son 12 piezas por entrega, sin descuento. ¿Cuál es el subtotal por entrega, en pesos?
Laboratorio de la ficha: piezas, precio unitario, entregas y descuento
Mueve las cuatro barras: piezas por entrega, precio unitario, número de entregas del periodo y descuento, si lo hay. La tabla te devuelve la cuenta de la ficha en cuatro renglones: subtotal por entrega, descuento en pesos, total por entrega y total del periodo. Todo son cifras simuladas de un caso ficticio: sirve para entrenar la fórmula.
Laboratorio con cuatro controles —piezas por entrega, precio unitario en pesos, número de entregas y descuento— y una tabla que calcula el subtotal por entrega, el descuento en pesos, el total por entrega y el total del periodo.
| Variable | Valor |
|---|---|
| Piezas por entrega | 12 |
| Precio unitario | 120 |
| Entregas del periodo | 4 |
| Descuento (si lo hay) | 0 |
Supuestos declarados: el descuento se aplica sobre el subtotal de cada entrega y se repite en todo el periodo; las entregas se cuentan iguales entre sí; el IVA no se toca aquí —se declara incluido o desglosado— y este laboratorio no calcula tu costo ni tu margen. Cambia una pieza y mira cómo se recalcula la hoja: eso es lo que el cliente podrá hacer contigo.
Qué hace la ficha y qué no: alcances y límites
Cuándo se usa: cuando mandas precio a un prospecto o a un cliente nuevo en ventas de ticket medio o alto, y cuando el comité de compra te pide por escrito lo que vas a cobrar. Ahí la ficha hace todo el trabajo que un mensaje de chat no puede hacer: se puede comparar con otra oferta, mostrar a un tercero y responder con un sí.
Y ahora los límites, dichos sin rodeos, porque una herramienta que no sabe dónde termina es la que mete en problemas. Primera: la ficha es una propuesta, no un contrato firmado. Ordena la venta y deja constancia, pero no sustituye la revisión de un contrato ni las condiciones formales que tu cliente o tu operación exijan según el monto o el plazo: si el acuerdo empieza a pesar, la vía correcta es revisarlo con un profesional, y esto que lees aquí no sustituye la asesoría legal de un profesional. Segunda: no calcula tu costo ni tu margen; eso es tarea de la calculadora, y la ficha parte del precio que tú ya decidiste. Tercera: no incluye el crédito que te otorgan ni sus condiciones. Cuarta: supone que los datos del cliente son correctos —el volumen, la frecuencia, la dirección— y si esos cambian, el precio unitario acordado puede dejar de servir: por eso se escribe el supuesto, y por eso existe la versión dos.
Si el negocio vende barato y en mostrador, con una fila de precio a ojo, la ficha puede ser un gasto de tiempo; su casa está donde hay algo que comparar y algo que decidir.
La ficha bien llenada no sustituye la revisión legal de un contrato ni las condiciones que el cliente o la operación exijan. ¿Verdadero o falso?
El cliente contesta que ahora necesitará 30 piezas por semana, no 12. Según el límite declarado de la herramienta, ¿qué procede?
Vocabulario que se confunde: repásalo antes de enviar
Une cada término de la ficha con la frase que le corresponde.
Clasifica estas siete filas de la ficha en su bloque: qué se promete, cuánto se cobra, cómo se cierra.
Arrastra cada ficha a su categoría (o tócala y luego toca la categoría). También puedes usar el teclado.
El dice qué se entrega; el es el dinero que el cliente tiene: no son la misma cosa. La ficha declara el y las exclusiones antes del total, fija una y termina con un siguiente paso con y responsable.
El cierre: vigencia, siguiente paso y aceptación
Hay dos frases que suenan a venta y son archivo: «te lo envio por la tarde» y «quedo al pendiente». Las dos se sienten como movimiento y son ausencia de fecha, ausencia de responsable, ausencia de condición. La ficha existe para que ninguna de esas dos frases aparezca en tu proceso.
La vigencia es la línea que evita la propuesta zombi, esa que reaparece en marzo con los insumos de diciembre. Un plazo razonable y dicho en la hoja —por ejemplo, quince días desde la fecha de emisión, como en el caso ficticio— obliga al cliente a decidir con tus números presentes y te obliga a ti a cuidar que tus números estén presentes cuando él pregunte.
El siguiente paso se escribe con fecha, responsable y un hecho concreto: «entrega de prueba el 16/10 con 6 piezas; responsable: Ana». No es un deseo: es un renglón que alguien puede fallar, y por eso funciona. Y la aceptación tiene un camino de una línea: a quién se le manda el sí, y con qué se confirma. Sin esa línea, la propuesta no se cierra: se archiva en silencio.
Segundo ejemplo resuelto (caso ficticio inventado para el ejercicio): la cotización que volvió sola
1. Lo que se mandó
«Muebles Delta (nombre ficticio) manda por WhatsApp: 8,500 por el mobiliario, gracias». Un número, sin fecha de emisión, sin unidades, sin condiciones. Caso hipotético para practicar, pero la escena es conocida.2. Lo que hizo el cliente
Pidió precio a dos proveedores más. Recibió otras dos cifras y escogió la más baja sin poder comparar lo que cada una incluye, porque ninguna decía qué incluía.3. Por qué se perdió
Porque no era el precio: era la invisibilidad del alcance. El cliente no estaba eligiendo caro versus barato: estaba eligiendo cifra versus cifra. Nadie puede comparar lo que no está escrito.4. La misma venta con ficha
Necesidad del cliente entrecomillada. Incluye: cuatro módulos con medidas y material; entrega a pie de obra, sin elevación a pisos altos (no incluye). No incluye: servicio de retiro del mobiliario viejo. La cuenta va por módulos, con subtotal, descuento si lo hay, IVA incluido y total a pagar, en cifras ficticias: precio unitario por módulo por cantidad da subtotal; menos descuento da total; el IVA declarado da el total a pagar.5. Cierre con fecha
Pago contra entrega. Vigencia de quince días. Siguiente paso: visita de medición el lunes a las 10:00, con responsable con nombre. Aceptación: por correo dirigido a quien firma.6. Lo que se puede discutir ahora
Baja el número de módulos y el subtotal se recalcula en la hoja; cambia el plazo de pago y se mueve una sola fila. Si el cliente muestra la ficha a la competencia, la comparación es renglón por renglón: ahí se gana o se aprende, y con eso la próxima ficha sale mejor.
Paso 1 de 6
Estás llenando la ficha antes de enviarla. Ordena los seis movimientos.
Coloca los elementos en orden y pulsa Comprobar.
Caso ficticio de práctica: estas son seis líneas de una cotización rápida. Marca las que rompen las reglas de la ficha.
Marca la línea o las líneas con error y pulsa Comprobar.
Toma un servicio o producto que vendas y llena mentalmente la ficha con el caso ficticio de esta lección: la necesidad en palabras del cliente, tres filas de «incluye» con cantidades y unidades, dos de «no incluye», la cuenta completa con IVA declarado, vigencia, siguiente paso con fecha y responsable, y el camino de aceptación. ¿Cuál campo te fue más difícil de escribir: el que revela lo que no entregas, o el que pone fecha al siguiente paso?
El campo difícil te está diciendo dónde se te caen las ventas. Si no puedes escribir el «no incluye», probablemente alguien lo está imaginando por ti. Si no puedes poner fecha al siguiente paso, tu cierre depende del calendario del cliente.
Tu texto se guarda sólo en este dispositivo.
Memoria: campo de la ficha y para qué sirve
Empareja cada campo con su función. Conviene tenerlos dominados antes de enviar un precio.
Tarjetas de repaso rápido
Toca una tarjeta para ver la respuesta.
Chequeo de la lección
Aquí se mira lo que ya fuiste acertando. Pulsa «Comprobar» para saber si puedes seguir.
Para dominar este tema
- Enumbras los once campos de la ficha sin ver la hoja y dices qué pregunta del cliente tapa cada uno.
- Abres la propuesta con la necesidad en palabras del cliente y la mantienes separada del precio y del presupuesto.
- Haces la cuenta sin calculadora: cantidad por precio unitario da subtotal; menos descuento da total; el IVA se declara y queda el total a pagar.
- Declaras supuestos y exclusiones antes del total, y sabes que si cambia un supuesto se recalcula la hoja.
- Fijas vigencia y siguiente paso con fecha y responsable; y dejas escrito cómo se acepta: a quién, con qué.
- Dices qué límites tiene la ficha —no es contrato, no calcula costo ni margen, no incluye crédito— y cuándo la llevas a un profesional.
Fuentes, vigencia y revisión
| Lo que la lección afirma | Dónde verificarlo | Alcance y vigencia |
|---|---|---|
| La cuenta de la ficha: subtotal menos descuento, IVA declarado y total a pagar | Los renglones de precios y totales de la herramienta; el ejemplo ficticio lo resuelve | Método propio de la ficha; las cifras del ejemplo son ficticias; vigencia revisada 2026-10 |
| El IVA se declara incluido o desglosado antes del total | El SAT, donde se consulta el tratamiento del impuesto que aplica a tu operación | La lección no fija tasas ni reglas fiscales: enseña a declararlo y a verificarlo; revisada 2026-10 |
| La ficha no sustituye un contrato | El límite declarado de la herramienta y, en su caso, la revisión de un profesional | La lección no da asesoría legal; enseña la vía correcta; revisada 2026-10 |
| El presupuesto base cero parte de cero, como la columna de alcance | La conexión con la literatura de presupuesto citada abajo | Analogía formativa, no método contable; revisada 2026-10 |
| «Restaurante Tres Olivos», Muebles Delta, Ana, precios, días y fechas | No existen: son datos inventados del ejercicio | Ficticios, sin valor de referencia |
El SAT: donde consultar el tratamiento del IVA que aplica a tu operaciónAntes de escribir «IVA incluido» o de desglosarlo, verifica el tratamiento del impuesto en la fuente oficial con tu tipo de operación y su versión vigente. Esta lección enseña a declararlo, no a calcular obligaciones fiscales.
Compras públicas: cuando el comité pide la cotización por escritoLos procesos públicos exigen el documento técnico con todas las especificaciones: vale como espejo del comité privado que también te va a pedir lo que vas a cobrar.
Siguiente paso de la ruta «Cotización y propuesta»: «Secuencia de seguimiento», la ruta siguiente del curso «El proceso de venta, etapa por etapa». Lo que esta lección deja —una ficha que el cliente puede leer, comparar y aceptar— también decide la siguiente: sólo que ahí el problema cambia de forma, porque la ficha ya se fue y el cliente no responde, y entonces toca decidir momentos, canal, mensaje y el criterio para saber en qué paso se deja de insistir. Esta lección te dejó el criterio y el instrumento de medición de la propuesta; la siguiente los lleva al seguimiento de la propuesta.
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